가족요양 근무기록 작성 시 유의사항 (국민건강보험공단 가이드북)

 

 

안녕하세요. 통합 돌봄 플랫폼 케어네이션입니다.

 

오늘은 가족요양보호사가 근무기록을 남길 때 꼭 알아야 할 점을 정리해 드릴게요.

 

규정에 맞춰 근무기록을 RFID 태그로 남겨야 해요

 

RFID란?

무선 주파수인식 기술로, 재가급여 전자관리 시스템에 활용하고 있어요.

 

 

재가급여전자관리시스템은 장기요양요원이 수급자의 집(가정집 등 사적인 공간)을 방문하여 급여를 제공하는 방문요양·방문목욕·방문간호(이하 '가정방문급여'이라 한다)의 제공 내용을 무선 주파수인식기술(RFID)을 이용하여 공단에 전송하고, 이를 급여비용 청구와 연계하는 시스템입니다.

 

가족요양도 제도상으로는 '방문요양'에 속해요. 그래서 똑같이 이 RFID 시스템을 통해 근무를 기록해요.

가족이 요양을 하는 가족요양이라고 해도, 태그를 찍는 행위를 누락하면 안돼요.

RFID 태그는 주거지에 부착되어야 해요

태그는 수급자(부모님) 가정 안에 부착돼 있어야 하고, 떼어내면 파손되도록 만들어져 있어요.

실제로 서비스를 제공하는 그 집에서, 그 자리에 붙은 태그로 찍어야 정상적인 근무 기록이 되어요.

 

정해진 RFID 태그 시간을 준수해야 해요

 

매일 돌보다 보면 시작과 종료 태그 타이밍이 흐트러지기 쉬운데, 가이드북에는 규칙이 명확해요.

 

• 시작 전송 후 최소 30분 이상 경과해야 종료 전송 가능
• 태그 인식 후 10분 이내에 종료전송을 하여야 함

 

시작 태그를 찍고 최소 30분이 지나야 종료를 찍을 수 있고, 종료 태그를 인식한 뒤에는 10분 안에 전송을 마쳐야 해요.

 

또 종료할 때 그냥 끝나는 게 아니라, 그날 제공한 서비스를 항목별로 입력해야 해요. 제공한 서비스 내용을 각 항목별로 분 단위 입력하여 남은 시간이 0분이 되면 종료 전송이 가능하게 되는 것이죠.

신체활동지원, 정서지원, 가사 및 일상생활지원 같은 항목에 실제로 한 만큼 분 단위로 채워 넣어야 종료가 된다는 뜻이에요. 매일 똑같이 자동으로 채우기보다, 그날 실제 한 일에 맞춰 입력해야돼요.

 

 

 

RFID 태그 찍는 것을 잊었을 때, 늦었을 때 대처 방법

집에서 부모님을 돌보다 보면 깜빡하고 종료를 못 찍는 경우도 생길 수 있는데요.

 

이런 경우, 시작·종료가 모두 정상 전송됐다면 시간을 일부 수정할 수 있는데, 한도가 있어요.

 

가이드북 규정

실 전송시간 기준, 시작시간 및 종료시간을 합하여 최대 30분 내 수정 가능

시작시간 11시 → 10시 50분(10분), 종료시간 14시 → 14시 20분(20분)

 

시작과 종료를 합쳐 30분 범위 안에서만 수정이 가능해요.

 

다만, 종료시간을 줄여 급여제공시간을 줄이는 경우에는 한도제한이 없어요.

 

실제보다 시간을 늘려 청구하는 건 불가능하지만, 급여제공시간을 줄이는 것은 허용된다는 점을 알고 있으면 태그를 잘못 찍었을 때 올바르게 대처할 수 있어요.

 

가이드북

 

단, 5분 초과 수정 시 급여제공기록지를 수기로 작성하셔야 하는 번거로움이 있으니 정해진 시간에 태그를 잘 하는 것이 가장 중요해요!

 

(또, 직접 입력하거나 종료처리되지 않은 태그 건은 급여 지불도 지연될 수 있어요.)

 

ZZE1 태그 오류

어르신(수급자)의 장기요양등급을 갱신하거나 계약을 다시 할 때, 태그가 작동하지 않으며 발생하는 오류예요.

 

이 오류가 뜨면 단말기가 기관에 제대로 등록돼 있는지, 부모님의 장기요양 유효기간이 끝나 급여계약이 종료되지 않았는지(필요하면 갱신계약), 요양보호사 본인의 자격증·주민번호 정보가 정확한지를 확인해 보아야 해요.

 

가족요양 태그가 비었거나, 인식이 안될 때

로그인 직후 너무 빨리 찍는 경우 이런 일이 발생할 수 있어요.

앱을 다시 실행시켜 로그인하고 5초 정도 기다린 다음 태그 인식을 시도하시면 되어요.

휴대폰 케이스나 신용카드, 현관 출입카드를 제거하고 다시 시도하는 것도 방법이에요.

 

 

수기 기록 작성 관련 주의사항

상태변화기록지는 주 1회 이상 작성해야 해요.

상태변화기록지는 한 주 동안 수급자(어르신)의 상태가 어떻게 변했는지를 적는 문서로, 주 1회 이상 작성하는 것이 원칙이에요.
여기서 가족요양보호사분들이 자주 묻는 게 "하루만 들어갔는데도 써야 하나요?"인데, 결론은 작성하셔야 해요. 주중이든 주말이든 하루만 방문했어도 그 주는 한 주로 보기 때문에, 그 주의 기록지를 남겨야 해요. 주기를 맞추기 어렵다면 차라리 2회 이상 적는 편이 더 안전해요.

무엇을 적어야 할지 막막하다면, 어르신의 몸 상태(통증, 소화, 배변·소변, 운동기능 등), 기분 변화(우울감, 외로움, 고립감 등), 인지 변화(치매 증상, 기억력 저하 등), 영양 상태(식사량, 수분 섭취 등)를 중심으로 그날그날의 변화에 초점을 두고 쓰시면 돼요. 매일 똑같은 문장을 복사하듯 적기보다, 작은 변화라도 구체적으로 남기는 게 좋아요.

태그 미전송·일정 변경이 있었다면 사유를 함께 기록하세요.

휴대폰 오류로 태그가 전송되지 않거나, 어르신 병원 일정으로 방문 시간이 바뀌는 일이 생길 수 있어요. 이럴 때 그냥 넘어가면 나중에 "왜 이 날은 기록이 없나"라는 질문에 답할 근거가 사라져요.
"○월 ○일 휴대폰 오류로 종료 태그 지연 전송", "○월 ○일 어르신 병원 일정으로 방문 시간 변경"처럼 간단히라도 사유를 남겨두면, 기록의 공백이 의심이 아니라 설명으로 정리돼요.
작성한 기록지는 보호자가 볼 수 있도록 보관해요

상태변화기록지는 보호자가 언제든 확인할 수 있도록 파일 등으로 보관해 두세요.

이 기록은 곧 선생님이 실제로 근무했다는 증빙자료가 되어줄 거예요.

 

 

 

 

이 글은 국민건강보험공단 『재가급여전자관리시스템 기관용 가이드북』(2023년 12월)을 바탕으로 작성했어요.

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